Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB): qué es y qué debe saber una empresa

El Registro Único de Beneficiarios Finales, conocido como RUB, se convirtió en una obligación que las empresas colombianas no deberían tratar como un simple registro inicial.

Su propósito es identificar a las personas naturales que finalmente poseen, controlan o se benefician de determinadas personas jurídicas y estructuras.

El RUB no constituye un nuevo impuesto. Es una obligación de información administrada por la DIAN y vinculada con los objetivos de transparencia fiscal, prevención de la evasión y conocimiento de las estructuras de propiedad. DIAN

¿Qué es el RUB?

El RUB es el registro mediante el cual las personas jurídicas y determinadas estructuras deben suministrar a la DIAN información sobre sus beneficiarios finales.

No se trata simplemente de informar el nombre que aparece como representante legal o registrar automáticamente a todos los socios.

El objetivo es identificar a las personas naturales que se encuentran finalmente detrás de una estructura empresarial.

¿Quién se considera beneficiario final?

Para las personas jurídicas, uno de los criterios contempla a la persona natural que posea directa o indirectamente al menos el 5 % del capital o de los derechos de voto, o que se beneficie en ese porcentaje o más de los activos, rendimientos o utilidades.

También puede calificarse como beneficiario final quien ejerza control por otros medios.

Cuando no es posible identificar ninguna persona mediante esos criterios, la regulación contempla identificar a la persona natural que ostenta el cargo de representante legal, salvo que exista otra persona con mayor autoridad en la gestión o dirección. DIAN

Por eso determinar correctamente los beneficiarios finales puede ser especialmente complejo en estructuras con varias sociedades intermedias o accionistas extranjeros.

¿Quién debe reportar?

La obligación comprende, entre otros sujetos establecidos por la regulación, personas jurídicas y determinadas estructuras sin personería jurídica o similares.

Existen también excepciones específicas.

Por ello, antes de concluir que una organización está o no obligada, debe revisarse su naturaleza y estructura.

¿Qué información se reporta?

La DIAN solicita datos que permiten identificar a cada beneficiario final y entender su relación con la estructura.

Esto puede incluir identificación, nacionalidad, ubicación, criterios por los cuales se determina su condición de beneficiario y porcentajes de participación o beneficio, cuando corresponda.

La información se suministra electrónicamente mediante los mecanismos habilitados por la DIAN. DIAN

El RUB no termina con el primer reporte

Este es probablemente uno de los puntos que más pueden olvidarse.

Una empresa puede haber presentado correctamente su registro inicial y, aun así, quedar posteriormente con información desactualizada.

La regulación establece que debe verificarse si hubo cambios respecto de la información suministrada tomando como referencia el primer día de enero, abril, julio y octubre.

Cuando existen modificaciones, la actualización debe efectuarse dentro del mes siguiente al respectivo corte. Normograma

Por tanto, cambios en accionistas, porcentajes, control u otra información relevante deberían analizarse también desde la perspectiva del RUB.

¿Qué ocurre cuando existe una sociedad extranjera como accionista?

No necesariamente basta con informar la sociedad extranjera.

El concepto de beneficiario final busca llegar hasta las personas naturales que cumplen los criterios establecidos.

Esto puede exigir analizar cadenas de propiedad que atraviesan varias compañías o jurisdicciones.

Por eso las filiales colombianas de grupos internacionales deberían documentar adecuadamente su estructura de propiedad.

Errores frecuentes en el RUB

Uno de los errores más importantes es pensar que beneficiario final significa exactamente lo mismo que accionista directo.

También pueden surgir problemas cuando se omiten participaciones indirectas, se desconoce quién ejerce control efectivo o no se actualiza la información después de cambios societarios.

Otro error es esperar hasta una operación corporativa importante para descubrir que el RUB no refleja la estructura actual.

¿Por qué debería revisarse después de una reforma societaria?

Si se venden acciones, entra un nuevo inversionista, cambia la estructura del grupo o se modifica el control de la organización, el análisis del RUB debería formar parte de las tareas posteriores.

No basta con actualizar únicamente Cámara de Comercio, libros societarios o documentación interna.

Cada modificación debe revisarse para determinar si produce también una actualización ante la DIAN.

RUB y debida diligencia

El conocimiento del beneficiario final también está conectado con procesos de debida diligencia.

La legislación colombiana contempla medidas orientadas a identificar estructuras de titularidad y control para determinados sujetos. Normograma

Por eso mantener correctamente documentada la propiedad empresarial puede facilitar también relaciones con bancos, inversionistas, compradores y otras organizaciones que necesitan conocer quién está detrás de una compañía.

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¿El RUB es un impuesto?

No. Es un registro de información de beneficiarios finales.

¿Un socio con menos del 5 % nunca puede ser beneficiario final?

No necesariamente. El porcentaje es uno de los criterios; también debe analizarse si existe control por otros medios.

¿Hay que actualizarlo todos los meses?

No. La regulación establece fechas específicas de verificación y actualización cuando existen cambios.

¿Una sociedad extranjera puede ser el beneficiario final?

El concepto busca identificar personas naturales. Cuando existen sociedades intermedias debe analizarse la estructura hasta identificar quién cumple los criterios correspondientes.