Cierre contable de una empresa: qué es, qué revisar y qué errores evitar

Un cierre contable no consiste simplemente en presionar un botón dentro del software y generar estados financieros.

Antes de considerar cerrado un periodo, la empresa necesita comprobar que las operaciones fueron registradas correctamente, que los saldos pueden justificarse y que no existen diferencias pendientes que distorsionen los resultados.

Un cierre bien ejecutado mejora la calidad de la información que utiliza gerencia y facilita los procesos tributarios, financieros y de auditoría.

¿Qué es un cierre contable?

Es el conjunto de revisiones y ajustes realizados para determinar que la información de un periodo se encuentra suficientemente completa y organizada para preparar reportes y estados financieros.

Puede realizarse mensualmente, trimestralmente y, con mayor profundidad, al finalizar el ejercicio anual.

Las empresas que únicamente realizan un análisis serio una vez al año suelen descubrir demasiadas diferencias simultáneamente.

¿Por qué conviene realizar cierres mensuales?

Una empresa puede facturar mucho y aun así no saber con precisión qué ocurrió durante el mes.

Sin cierres periódicos, los informes de gerencia pueden contener bancos sin conciliar, facturas pendientes, gastos registrados en periodos equivocados o cuentas por cobrar que no reflejan la realidad.

Cerrar mensualmente permite detectar esos problemas mientras todavía son recientes.

Además, facilita comparar periodos y entender por qué cambió la rentabilidad.

Conciliaciones bancarias

Los saldos contables de los bancos deberían compararse con los extractos correspondientes.

Las diferencias deben investigarse.

Una transferencia pendiente puede ser normal; una diferencia que se arrastra durante seis meses no debería considerarse normal simplemente porque ya forma parte del saldo histórico.

La conciliación bancaria es uno de los controles más básicos y a la vez más importantes del cierre.

Cuentas por cobrar

No basta con conocer el valor total de clientes.

La empresa debería saber qué saldos están vencidos, cuáles presentan diferencias, qué pagos aún no han sido aplicados y qué cuentas requieren seguimiento.

Una cartera elevada puede hacer que los estados financieros muestren activos importantes mientras la compañía enfrenta dificultades reales de efectivo.

Cuentas por pagar

También deben revisarse proveedores y demás obligaciones.

Facturas no registradas pueden hacer parecer que el resultado de un mes es mejor de lo que realmente fue.

Por ello es importante establecer procedimientos de corte que permitan identificar operaciones correspondientes al periodo aunque determinados documentos lleguen posteriormente.

Ingresos y gastos

El cierre debe comprobar que las operaciones están registradas en el periodo al que realmente corresponden de acuerdo con el marco contable aplicable.

Mover ingresos o gastos entre meses para “mejorar” los resultados no es un proceso de cierre.

El objetivo es representar correctamente lo ocurrido.

Activos fijos

Compras, retiros, depreciaciones y posibles deterioros deben revisarse.

Un listado de activos que no coincide con lo que físicamente posee la empresa puede generar errores durante años.

Por eso conviene realizar también comprobaciones periódicas de existencia.

Inventarios

Cuando una compañía maneja inventarios, este suele ser uno de los puntos críticos.

Diferencias entre cantidades físicas y registros pueden afectar costos, margen y resultados.

No debería esperarse al último día del año para descubrir que el inventario contable no coincide con la operación.

Nómina y obligaciones laborales

Los valores de nómina deberían conciliarse con la contabilización correspondiente y con las obligaciones relacionadas.

También deben analizarse provisiones u otros conceptos que puedan corresponder al periodo.

Impuestos

Antes del cierre definitivo conviene comprobar la coherencia entre contabilidad y declaraciones tributarias.

Las diferencias no justificadas pueden convertirse posteriormente en problemas durante la declaración de renta o preparación de información exógena.

Cuentas antiguas que nadie explica

Este es un indicador frecuente de problemas.

Cuando en el balance existen saldos que llevan años sin movimiento y nadie sabe exactamente qué representan, no debería simplemente trasladarse el mismo valor al siguiente ejercicio.

Cada cuenta significativa debería tener un soporte y una explicación.

El error de cerrar únicamente para pagar impuestos

La contabilidad sirve para mucho más.

Si el único objetivo del cierre es conocer cuánto debe pagarse a la DIAN, la gerencia pierde una de las principales herramientas para comprender su negocio.

Un buen cierre permite analizar márgenes, liquidez, endeudamiento, gastos y evolución financiera.

¿Quién debería aprobar el cierre?

Dependerá del tamaño de la organización.

Lo importante es que existan responsables claramente definidos y algún nivel de revisión.

La persona que registra toda la información no debería ser siempre la única que la verifica.

Outsourcing contable y cierres periódicos

Una de las ventajas de estructurar correctamente un servicio de outsourcing es poder definir calendarios claros.

La empresa puede establecer cuándo entrega información, cuándo se realizan las revisiones y cuándo recibe sus reportes.

Eso convierte la contabilidad en un proceso periódico en lugar de una reacción de última hora.

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¿Cada cuánto debería hacerse un cierre?

Para muchas empresas un cierre mensual ofrece un buen nivel de seguimiento, aunque la frecuencia puede depender de las necesidades de la organización.

¿Cerrar significa que ya no puede modificarse nada?

El concepto implica completar y revisar el periodo. Si posteriormente se detecta un error debe evaluarse y corregirse correctamente.

¿Una pyme necesita cierres mensuales?

Puede ser especialmente útil para conocer resultados y detectar problemas antes del cierre anual.

¿El cierre contable es lo mismo que el cierre fiscal?

Están relacionados, pero no son exactamente iguales. El cierre contable prepara la información financiera; posteriormente deben analizarse los tratamientos fiscales correspondientes.