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Nómina electrónica DIAN: qué es, cómo funciona y qué errores debe evitar tu empresa
La gestión de nómina ya no afecta únicamente el pago que recibe cada trabajador.
Para las empresas también forma parte de sus procesos contables y tributarios.
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica permite respaldar ante la DIAN determinados costos y deducciones relacionados con los pagos derivados de relaciones laborales, legales o reglamentarias.
Por eso un error en este proceso puede terminar afectando mucho más que el recibo de nómina de un empleado.
¿Qué es la nómina electrónica?
La DIAN define el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica como el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y, cuando aplique, de impuestos descontables de IVA derivados de pagos relacionados con nómina.
El documento incorpora valores devengados, deducciones y el valor resultante y debe transmitirse electrónicamente para su validación. DIAN
Es importante entender que esto no significa que el trabajador reciba su salario “por medio de la DIAN”.
El pago de la nómina y el documento electrónico son procesos diferentes.
¿Quién debe generarlo?
La DIAN señala como obligado al sujeto que necesita el documento para soportar fiscalmente los correspondientes costos, gastos y deducciones. DIAN
Esto hace que el proceso sea especialmente relevante para empresas con trabajadores y pagos laborales que deben quedar adecuadamente soportados dentro de su información tributaria.
¿Qué información interviene?
El documento refleja componentes relacionados con los valores devengados y deducidos de la nómina.
Por esa razón debe existir coherencia entre recursos humanos, nómina, contabilidad y tributación.
Si una novedad laboral no se registra correctamente desde el origen, el error puede terminar trasladándose a diferentes sistemas.
Nómina electrónica no es lo mismo que nómina contable
Una empresa puede transmitir correctamente un documento electrónico y aun así tener problemas en su contabilización.
También puede ocurrir lo contrario: los registros internos pueden parecer correctos, pero existir diferencias con la información transmitida.
Por ello conviene conciliar periódicamente ambos procesos.
Los valores contabilizados deberían guardar relación con los documentos electrónicos y con las obligaciones derivadas de la nómina.
Errores frecuentes
Entre las situaciones que deberían revisarse con especial cuidado están las diferencias en identificación del trabajador, novedades aplicadas en periodos equivocados, conceptos incorrectamente clasificados, documentos no transmitidos oportunamente, ajustes pendientes y diferencias entre la información electrónica y la contabilidad.
También puede generar problemas la falta de coordinación.
Recursos humanos puede modificar una novedad sin que contabilidad la conozca, o contabilidad puede efectuar ajustes sin verificar si estos requieren también cambios en los documentos electrónicos.
¿Por qué es importante conciliarla mensualmente?
Esperar hasta el cierre anual para encontrar diferencias puede convertir una corrección sencilla en un proceso mucho más complejo.
Una conciliación periódica permite comparar los valores de nómina, seguridad social, registros contables, documentos electrónicos y pagos realizados.
Si existe una diferencia, es mucho más fácil investigar una operación del último mes que reconstruir lo sucedido varios trimestres atrás.
¿Qué ocurre con las correcciones?
Cuando existe un error, debe analizarse cuál es el origen.
Puede tratarse de una novedad incorrecta, un problema de parametrización, un dato de identificación o un valor que posteriormente debe ajustarse.
No conviene corregir únicamente el documento electrónico sin confirmar que la contabilidad y los demás registros relacionados queden también alineados.
Nómina electrónica y cierre contable
Los gastos de personal suelen representar una parte importante de la estructura de costos de muchas compañías.
Por eso el cierre debería confirmar que los valores relacionados con nómina están completos y registrados en el periodo correcto.
Esto resulta especialmente relevante cuando existen bonificaciones, vacaciones, incapacidades, comisiones, provisiones u otros conceptos que pueden cambiar de un periodo a otro.
¿Quién debería supervisar el proceso?
La tecnología puede automatizar gran parte del procedimiento, pero eso no elimina la necesidad de control.
Debe existir un responsable que revise excepciones, diferencias y documentos rechazados o pendientes.
Además, las responsabilidades entre administración, recursos humanos, proveedor de nómina y contabilidad deberían quedar claramente definidas.
¿Necesitas organizar los procesos contables de tu empresa?
En Audicont Asociados ayudamos a empresas a estructurar y mantener procesos contables que permitan conciliar adecuadamente la información necesaria para el cumplimiento empresarial.
¿Nómina electrónica significa que la DIAN paga al empleado?
No. Es un documento electrónico de soporte; el proceso de pago al trabajador es independiente.
¿Debe coincidir con la contabilidad?
La información debería poder conciliarse con los registros contables y los demás soportes relacionados con la nómina.
¿Puede corregirse?
Dependiendo del error existen mecanismos para ajustar información transmitida.
¿Por qué tiene importancia tributaria?
Porque la DIAN la establece como documento soporte de determinados costos y deducciones relacionados con pagos laborales.