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¿Qué incluye un servicio de outsourcing contable?
Contratar un outsourcing contable significa delegar determinadas funciones contables a un equipo externo especializado. Sin embargo, una de las dudas más habituales antes de contratar es qué incluye realmente un servicio de outsourcing contable.
La respuesta depende del proveedor y del contrato.
No todos los servicios incluyen exactamente las mismas actividades, por lo que resulta fundamental establecer desde el principio cuáles serán las responsabilidades de cada parte.
Procesamiento de información contable
Uno de los pilares del servicio consiste en registrar y organizar las operaciones de la empresa.
Esto puede incluir documentos relacionados con compras, ventas, gastos, pagos, cobros y demás transacciones necesarias para mantener actualizada la contabilidad.
La calidad de este proceso depende también de que la empresa entregue información completa y dentro de los plazos establecidos.
Conciliaciones bancarias
Las conciliaciones permiten comparar los movimientos registrados contablemente con la información suministrada por las entidades financieras.
Este proceso ayuda a identificar diferencias, pagos pendientes, movimientos sin registrar o posibles inconsistencias.
Una conciliación periódica mejora considerablemente la confiabilidad de la información financiera.
Cierre contable
Otro componente habitual es el cierre periódico.
Durante este proceso se revisan saldos, conciliaciones, cuentas pendientes, depreciaciones, provisiones y demás ajustes necesarios antes de preparar información financiera.
Un buen cierre permite que gerencia tenga una visión más confiable de la situación de la empresa.
Preparación de estados financieros
Dependiendo del alcance contratado, el outsourcing puede preparar estados financieros y reportes que permitan analizar la evolución de la organización.
La contabilidad no debería servir únicamente para cumplir obligaciones.
Una información financiera bien organizada puede ayudar a evaluar rentabilidad, liquidez, endeudamiento y comportamiento de diferentes áreas del negocio.
Soporte tributario
El outsourcing contable también puede coordinarse con los procesos tributarios de la empresa.
El alcance puede contemplar preparación de información para declaraciones, retenciones, conciliaciones fiscales, calendarios y demás obligaciones aplicables.
Sin embargo, es importante determinar expresamente si el componente tributario se encuentra incluido o se presta como un servicio independiente.
Aplicación del marco contable correspondiente
Las empresas colombianas deben preparar su información de acuerdo con el marco técnico normativo que les corresponda. El Decreto 2420 de 2015 compila la regulación colombiana de normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento y continúa vigente con modificaciones posteriores.
Por ello, un servicio contable profesional debe considerar la clasificación y las políticas contables aplicables a cada organización.
Reportes para gerencia
Un outsourcing puede ir más allá del cumplimiento básico.
Dependiendo del servicio contratado, también puede proporcionar:
- informes mensuales;
- análisis de cuentas;
- centros de costos;
- comparativos;
- indicadores;
- apoyo presupuestal;
- reportes especiales para socios o casa matriz.
Estos servicios deben acordarse previamente.
¿Incluye nómina?
No necesariamente.
Algunas firmas ofrecen nómina dentro del outsourcing contable y otras la manejan como una línea independiente.
Antes de contratar debe especificarse si se incluyen liquidaciones, novedades, seguridad social, contabilización y demás procesos relacionados.
¿Qué normalmente no debería darse por supuesto?
Uno de los errores más frecuentes es asumir que la frase “outsourcing contable completo” significa automáticamente que cualquier necesidad de la empresa está incluida.
Por ejemplo, auditorías, revisoría fiscal, asesoría jurídica, implementación de sistemas, recuperación de contabilidades atrasadas o proyectos especiales pueden requerir contratos diferentes.
Por eso la propuesta debe especificar claramente el alcance.
¿Qué debe preguntar una empresa antes de contratar?
Conviene aclarar:
¿Qué información debemos entregar?
¿En qué fechas?
¿Quién será nuestro responsable de cuenta?
¿Qué reportes recibiremos?
¿Con qué frecuencia?
¿Qué obligaciones tributarias están contempladas?
¿Qué servicios tienen costo adicional?
¿Qué ocurre si aumenta considerablemente nuestro volumen de operaciones?
Un servicio correctamente definido evita expectativas diferentes entre empresa y proveedor.
¿Cómo saber si el outsourcing está funcionando?
No basta con que la contabilidad esté siendo procesada.
La empresa debería poder comprobar si los cierres se realizan a tiempo, las conciliaciones están actualizadas, los reportes son comprensibles y existe respuesta cuando se presentan dudas.
El outsourcing debe aportar orden y confiabilidad al proceso.
Outsourcing contable con Audicont Asociados
En Audicont Asociados analizamos las necesidades de cada organización antes de estructurar el servicio.
Esto permite definir responsabilidades, entregables y alcance según el tamaño y complejidad de la empresa.